Desk Sharing – das Konzept der Zukunft?

Desk Sharing – das bedeutet, dass sich mehrere Mitarbeiter einen Arbeitsplatz teilen. Die Idee stammt aus dem Silicon Valley in den USA. Global bedeutende Unternehmen wie Facebook und Google setzen das flexible Bürokonzept zur optimalen Raumnutzung schon seit mehreren Jahren erfolgreich um. Doch was macht das Konzept, das in der amerikanischen Elektronik- und Computer-Branche bereits angewendet wird, so attraktiv? Wir von mw bueroplanung haben das Thema genau unter die Lupe genommen und beleuchten dessen Möglichkeiten näher. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie sich das Prinzip sinnvoll anwenden lässt. Zudem lesen Sie, welche Büroausstattung nötig ist, um den Platz im Büro effektiv zu nutzen. Flexibles Arbeiten an einem Platz, den sich mehrere Menschen teilen – wir zeigen, wie es funktioniert.

Was ist Desk Sharing?

Auch unter dem Synonym Hot Desking bekannt, revolutioniert dieses Konzept die Gestaltung von Büroräumen. Das Prinzip ist einfach: Schreibtische werden nur so lange besetzt, wie auch tatsächlich daran gearbeitet wird. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter in der Pause oder zum Feierabend ihren Tisch komplett frei räumen müssen. Der Platz steht somit der nächsten Person zum Arbeiten zur Verfügung. Dabei gibt es weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter. Eine alternative Variante des Desk Sharings ist, dass sich ein oder zwei Mitarbeiter einen Arbeitsplatz teilen. Persönliche Gegenstände wie Fotos, Stifte oder Textmarker und Unterlagen dürfen nicht auf dem Tisch verbleiben.

Für wen eignet sich das Desk Sharing Konzept?

Desk Sharing ist sinnvoll, wenn im Büroalltag mehrere Arbeitsplätze zeitweise leer stehen. Meetings, Projektarbeiten und Tätigkeiten im Außendienst sorgen dafür, dass die Mitarbeiter ihrem Schreibtisch für mehrere Stunden fernbleiben. Zudem ist es denkbar, dass einige Mitarbeiter flexibel arbeiten. Ähnlich verhält es sich mit pendelnden Mitarbeitern. Angestellte, die in verschiedenen Filialen tätig sind, lassen ihren Arbeitsplatz ebenfalls ungenutzt zurück. Dasselbe gilt für Schichtarbeit, Krankheit und Urlaub. Diese ungenutzten Arbeitsplätze im Zuge flexibler Arbeitszeiten kosten Raum und Ressourcen. Desk Sharing ist eine sinnvolle Option, um den Raum im Büro bestmöglich auszunutzen.

Besonders junge Unternehmen sind in ihren ersten Jahren darauf angewiesen, die Arbeitsfläche optimal auszunutzen und Kosten einzusparen. Diese Art der Arbeitsorganisation ist daher verstärkt bei Start-ups anzutreffen, die sich tendenziell offen gegenüber modernen Bürokonzepten zeigen.

Was sind Vor – und Nachteile von Desk Sharing?

Ein Platz, an dem mehrere Personen arbeiten – das hat verschiedene Vorzüge, aber auch Kehrseiten, die es abzuwägen gilt. Jedes Unternehmen, das sich für diese Arbeitsorganisation interessiert, sollte die Entscheidung reflektiert treffen. Dabei empfiehlt es sich, auch die Mitarbeiter des Unternehmens am Beschluss teilhaben zu lassen. Denn es kommt auch auf die Persönlichkeit der Menschen im Team an, die letztendlich für den Erfolg des Konzepts ausschlaggebend sind.

Vorteile 

Nachteile 

  • Flachere Hierarchien und ein gestärktes Miteinander im Team: denn auch Führungskräfte müssen sich jeden Morgen einen neuen Platz im Büro suchen.
  • Es bedarf keiner Zwischenwände für verschiedene Abteilungen. Außerdem wird weniger Fläche in Anspruch genommen. Besonders die geringere Miete trägt zur Kostenersparnis der Büroräume bei.
  • Durch den stetigen Wechsel wird der kreative Austausch unter den Mitarbeitern angeregt. Ein abteilungsübergreifender Informationsfluss – dank des modernen Bürokonzeptes kann jeder im Unternehmen einen Blick auf Themen außerhalb des eigenen Arbeitsbereiches werfen.
  • Mit einem Büro, in dem mehrere Menschen einen Platz nutzen, vermitteln Sie ein modernes Unternehmensimage. Das spricht besonders Menschen an, die Wert auf Innovation und Ideenreichtum bei der Wahl des Arbeitgebers legen.
  • Was zunächst als Vorteil erscheint, kann sich auch negativ auswirken: Die Produktivität der Mitarbeiter kann unter der morgendlichen Platzsuche leiden.
  • Besonders zurückhaltende Personen könnten mit den ständig wechselnden Tischnachbarn Schwierigkeiten haben.
  • Zudem kann die Gewissheit, sich stets einen neuen Tisch suchen zu müssen, innere Unruhe, Unsicherheit und Druck hervorrufen.
  • Denkbar sind auch negative Auswirkungen auf das Team-Building, da durch den stetigen Wechsel der Arbeitsplätze auch Spannungen entstehen können.

Wie kann das Arbeiten mit wechselnden Tischnachbarn funktionieren?

Damit die Arbeitsabläufe im Büro routiniert ablaufen, müssen Raum und Ausstattungen flexible Möglichkeiten bieten. Entsprechend hoch sind die Anforderungen, die mit dieser Form zu arbeiten, einhergehen.

Digitaler Raum für effizientes Arbeiten

Von elementarer Bedeutung ist eine funktionierende IT-Struktur. Alle Mitarbeiter brauchen personalisierte Zugänge zum Verwaltungssystem. Ebenso notwendig ist ein übersichtliches Organisationssystem, um allen Mitarbeiter Zugriff auf die Dokumente zu ermöglichen. Das Das erfordert ein raffiniertes Cloudworking.

Wie finden die Mitarbeiter beim Desk Sharing einen Arbeitsplatz?

Damit diese Form des Arbeitens funktioniert, bedarf es zudem einer ausgeklügelten Organisation bei der Platzsuche. Damit die Mitarbeiter es bei der Platzwahl einfacher haben, empfiehlt sich die Verwendung eines digitalen Buchungssystems. So wird die bestmögliche Auslastung der Arbeitsplätze sichergestellt. Nur so läuft die Platzsuche im Büro koordiniert und zeitsparend ab.

Ordnung am Platz ist ein Muss

Entsprechend ausreichend Arbeitsplätze müssen zur Verfügung gestellt werden: Dabei gilt, gleiche Voraussetzungen für alle. Jeder Schreibtisch sollte gleich ausgestattet sein. Ein wichtiges Thema ist außerdem Ordnung und Zuverlässigkeit: Die Mitarbeiter verlassen den jeweiligen Schreibtisch so, wie sie ihn am Morgen vorgefunden haben. Das heißt, der Arbeitsplatz ist sauber zu hinterlassen. Dies setzt ein gewisses Pflichtbewusstsein der Angestellten voraus. Aufgrund der täglichen Ordnung wird weniger Zeit für das Suchen von Dokumenten auf dem Schreibtisch geopfert, und dies fördert die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter. Da keine persönlichen Gegenstände und Unterlagen auf dem Schreibtisch verbleiben, ist dies zudem dem Datenschutz zuträglich.

Welche Büroausstattung ist für Desk Sharing nötig?

Auch die Einrichtung des Büros muss bestimmte Standards erfüllen, damit sich mehrere Mitarbeiter einen Arbeitsplatz teilen können. Jeder Mitarbeiter besitzt Utensilien und persönliche Dokumente. Da es beim Desk Sharing keinen persönlichen Arbeitsplatz gibt, ist ein flexibler Stauraum gefragt, der sich gut transportieren lässt. Fahrbare Container, sogenannte Caddies, sind die ideale Lagerstätte für persönliche Arbeitsmaterialien. Sie lassen sich bequem zum jeweiligen Schreibtisch im Büro schieben.

Jeder Mitarbeiter stellt variierende Anforderungen an den Schreibtisch. Es teilen sich Personen einen Arbeitsplatz, die verschiedene Voraussetzungen mitbringen: Das erfordert Schreibtische, die elektromotorisch höhenverstellbar sind. Somit ist sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter beim Arbeiten die für ihn optimale Höhe des Schreibtisches einstellen kann. Lesen Sie auch gern in unserem Beitrag „Der Ergonomische Schreibtisch: Diese 4 Merkmale zeichnen einen guten Bürotisch aus“ weitere Informationen zum richtigen Schreibtisch.

Modernes Arbeiten unter optimaler Nutzung des Raums im Büro

Flexibles Arbeiten als zukunftsträchtiges und innovatives Konzept – Desk Sharing ist für junge Unternehmen in der Wachstumsphase vielversprechend. Letztendlich steht und fällt der Erfolg dieses Konzeptes mit der Bereitschaft der Mitarbeiter, das Prinzip kontinuierlich in die Arbeitsroutine zu integrieren. Auch die Anforderungen an das Mobiliar und die digitale Büroorganisation müssen gegeben sein, damit Desk Sharing funktionieren kann.

Wir von mw bueroplanung sehen in Desk Sharing ein modernes Bürokonzept, das Büroflächen optimal ausnutzen kann und dabei Raum effektiv einspart. Sie haben Fragen zum Thema Desk Sharing? Wir beraten Sie gern.

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