Wie gelingt die Umstellung zum papierlosen Büro?

Die gegenwärtige COVID-19-Pandemie verlagert den Büroalltag weitgehend in digitale Sphären. Mitarbeitende nutzen Clouds, um im Homeoffice auf Arbeitsmaterialien zuzugreifen. Moderne Kommunikationsdienste wie Microsoft Teams ermöglichen dabei den Projektaustausch im virtuellen Raum. Ohne diese digitalisierten Arbeitsprozesse wären einige Unternehmen zurzeit sprichwörtlich aufgeschmissen. Bietet diese Situation die Möglichkeit, lästiger Zettelei und langwierigen Aktensuchen im Office ein für alle Mal ein Ende zu setzen? Das papierlose Büro arbeitet ohne analoge Dokumente und führt damit Digitalisierung, Effizienz und Nachhaltigkeit elegant zusammen. Dieser Beitrag zeigt Ihnen die wichtigsten Voraussetzungen und Hilfsmittel, mit denen die Umstellung zum papierlosen Arbeiten gelingt.


Inhaltsverzeichnis


Was ist ein digitales Büro?

Ein digitales Büro verzichtet vollständig auf jegliche Form von Papier und damit auf Notizblöcke, Umschläge, ausgedruckte Rechnungen oder Briefmarken. Dabei handelt es sich bei diesem Konzept um einen komplexen Umstellungsprozess von analogen Abläufen auf digitale Strukturen. Damit das funktioniert, bedarf es einer bedachten Planung und Organisation. Alle Dokumente werden virtuell auf einer Ablage, Festplatte oder Cloud gespeichert und bearbeitet. Zudem wählt die gesamte Kommunikation des Unternehmens den papierlosen Weg. Dabei kommen modernste Kommunikationstools zum Einsatz. Allerdings gibt es auch in digitalen Büros Ausnahmen. Beispielsweise akzeptieren Behörden und Gerichte ausschließlich analoge Dokumente.

Unternehmen, die das Konzept des digitalen Büros richtig anwenden, schonen nicht nur die Umwelt. Sie sind ebenfalls in der Lage, flexibel auf Situationen zu reagieren, die digitale Lösungen erfordern.

Die Umstellung zum papierlosen Arbeiten ist ein Prozess aus mehreren Schritten

Der Wechsel zu papierfreien Prozessen verspricht Kosten- und Ressourceneinsparungen. Dafür gilt es, von analogen Medien auf digitale Lösungen umzustellen. Damit das glückt, ist eine ausführliche Bestandsaufnahme notwendig – sowohl vor der Umstellung als auch nach der Realisation der Maßnahmen. Die Erwartungen und Vorstellungen an ein Büro, das gänzlich ohne Papier auskommt, mögen zunächst klar erscheinen. Dennoch müssen Sie diese als konkrete Ziele festhalten. Dabei ist sehr wahrscheinlich, dass es im Zuge der Neuorganisation im digitalen Büro zu Schwierigkeiten und Fehlern kommt. Indem Sie diese Schwachstellen aufdecken und beheben, optimieren Sie den Workflow.

Auf dem Weg zum papierlosen Arbeiten durchläuft ein Unternehmen somit mehrere Prozesse:

  1. Beurteilung des Ist-Zustandes
  2. Definition des Soll-Zustandes
  3. Entwicklung eines Konzeptes, mit dem sich die geplanten Maßnahmen erreichen lassen
  4. Umsetzung des geplanten Programms
  5. Optimierung der Abläufe

So funktioniert im papierlosen Büro der Workflow

Die Transformation von analogen Daten in digitale Dokumente im papierlosen Büro lässt sich als Workflow begreifen, bei dem viele Technologien ineinander spielen. Dabei ist es mit einer digitalen Datenspeicherung keinesfalls getan. Vielmehr handelt es sich um mehrere ineinandergreifenden Abläufe.

Der Workflow in papierlosen Büros kennzeichnet sich durch die folgenden Kernabfolgen:

  • Digitalisierung der Dokumente mithilfe eines Scanners mit OCR-Technologie
  • Nutzung eines digitalen Dokumentmanagementsystems zur automatisierten Speicherung von Daten
  • geräteunabhängiger Zugriff auf digitale Informationen unter Nutzung einer passenden Software
  • digitale Kommunikation über E-Mail und Anwendungsdienste wie Microsoft Teams, Slack oder Skype

Das papierlose Büro hat sowohl Vorteile als auch Nachteile

Mit der Umstellung zum digitalen Office geht ein enormer Aufwand einher. Das gesamte Unternehmen muss sich in neue Softwarelösungen und Tools einarbeiten. Dabei werden bestehende Arbeitsabläufe umstrukturiert. Ebenfalls zu berücksichtigen ist der Kostenaufwand, der mit der Anschaffung der notwendigen Infrastruktur verbunden ist. Ein papierloses Büro eröffnet zahlreiche Vorteile. Allerdings gibt es auch einige Schwachstellen an diesem Konzept, die Sie zwingend analysieren sollten, bevor Sie sich für die Umstellung auf digitale Arbeitsabläufe entscheiden. Wägen Sie daher die Vor- und Nachteile des papierlosen Arbeitens ab!

Das sind die Vorteile am digitalen Büro:

  • schneller und unkomplizierter Datenzugriff an jedem Ort
  • mehr Mobilität für Mitarbeitende
  • weniger Kosten für Toner, Drucker und Papier
  • mehr Platz vor Ort
  • strukturiertes Arbeiten in einer übersichtlichen Ordnung
  • weniger Zeitaufwand bei der Dokumentsuche dank Suchfunktion
  • schnelle Kommunikation nach modernsten Standards
  • weniger Papier und damit Ressourcenschonung

Diesen Vorzügen stehen allerdings die folgenden Nachteile entgegen:

  • Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung
  • großer Aufwand während der Umstellung
  • einige Mitarbeitende schätzen möglicherweise die Arbeit mit analogen Notizen
  • Behörden und ähnliche Instanzen akzeptieren keine digitalen Unterlagen

Beim papierlosen Büro kommt es auf die richtige Ordnerstruktur an

Alle Unterlagen, Rechnungen und Scans werden im digitalen Office virtuell abgespeichert. Damit jeder Mitarbeiter schnell auf die Unterlagen zugreifen kann, bedarf es einer durchdachten Organisation. Somit ist im papierlosen Büro eine Ordnerstruktur, in welche alle Informationen, Rechnungen, Dateien und Dokumente systematisch abgelegt werden, unabdingbar. Die ideale Struktur der Ordner muss jedes Unternehmen individuell bestimmen. Hierzu gehört die einheitliche Regelung der Speicherung und Beschriftung der Dokumente.

Das moderne papierlose Büro nutzt ein Dokumentmanagement mit Volltexterfassung

Fehler bei der digitalen Auftragsbearbeitung lassen sich im papierlosen Büro durch ein Dokumentmanagement vermeiden, das mit automatischer Volltexterfassung arbeitet. Ein Dokumentmanagementsystem (DMS) behält den Überblick über die Bearbeitung aller Dokumente. Es erfasst, ob Informationen doppelt abgespeichert werden und spielt anschließend eine entsprechende Systemmeldung aus. Dank der Volltexterfassung des Dokumentmanagementsystems erlebt der Workflow im papierfreien Office eine strukturgebende Effizienz.

Nutzen Sie im papierlosen Büro einen Scanner mit OCR-Funktion!

Die Basis des papierfreien Arbeitens bildet die Digitalisierung von analogen Informationen. Dafür kommt im papierlosen Büro ein Scanner zum Einsatz. Dabei sollten Sie ein Modell mit OCR-Funktion wählen. Die Abkürzung OCR (Optical Character Recognition) steht hierbei für die Fähigkeit des Scanners, Zeichen und Texte optisch zu erkennen. Diese Technologie erlaubt es, gescannte Papiere, Bilder und Dokumente in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien umzuwandeln. Damit können Sie die Inhalte des Scans beispielsweise in einem Schreibprogramm anpassen. Ein konventioneller Scanner ohne automatische Texterkennung ist hierzu nicht in der Lage.

Sehen Sie digitales Arbeiten ohne Papier als Chance!

Sie möchten Kosten und Papier einsparen und die Flexibilität Ihrer Mitarbeitenden steigern? Möglicherweise fragen Sie sich, ob das papierfreie Office für Ihren Betrieb infrage kommt.

Grundsätzlich kann jedes Unternehmen das Prinzip des digitalen Arbeitens anwenden. Von Bedeutung ist dabei, dass Sie die Umstellung sorgfältig planen und auch bereit sind, aus etwaigen Fehlern zu lernen. Besonders, wenn Ihr Team an mehreren Standorten arbeitet, ist das papierlose Büro eine sinnvolle Option, um den Workflow Ihrer Unternehmung anzukurbeln.

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